Una intranet dentro de una empresa pone a disposición de los usuarios una gran variedad de documentos.
Esto proporciona un acceso centralizado y coherente a los conocimientos de la empresa, lo que se conoce como «capitalización del conocimiento».
Por lo tanto, generalmente se deben definir tanto los derechos de acceso de los usuarios de la intranet a los documentos que se encuentran allí como la autenticación de esos derechos para proporcionarles acceso personalizado a ciertos documentos.